Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable de sus datos

En pocas palabras: Arcetec Soluciones Tecnológicas S.A.S. decide cómo se tratan sus datos y responde por ellos.

Razón social

Arcetec Soluciones Tecnológicas S.A.S.

NIT

900.557.979-0

Domicilio

Bogotá D.C., Colombia

Correo de protección de datos

habeas-data@arcetec.com.co

Teléfono

+57 300 307 3994

Sitio web

arcetec.com.co

En esta política, «Arcetec», «nosotros» y «nuestro» se refieren a esta sociedad.

2. A quién y a qué se aplica

En pocas palabras: A todos los datos personales que Arcetec trata como responsable, lleguen por el canal que lleguen.

Esta política se aplica a las bases de datos y archivos con datos personales que Arcetec trata como responsable, sea cual sea el canal por el que llegaron: el sitio arcetec.com.co en cualquiera de sus idiomas, formularios y cotizadores, el asistente virtual, WhatsApp, correo, teléfono, reuniones, eventos, convocatorias, redes sociales y la relación contractual. Protege a estas personas (titulares):

• Clientes y sus colaboradores: contactos, usuarios y administradores de nuestras soluciones.
• Prospectos y visitantes del sitio.
• Asistentes a eventos, webinarios y cursos, y participantes en convocatorias.
• Proveedores, aliados y contratistas, y sus representantes.
• Colaboradores, excolaboradores y candidatos.

3. Marco legal

En pocas palabras: Esta política cumple la ley colombiana de protección de datos personales.

• Constitución Política, artículo 15: derecho a la intimidad y al hábeas data.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015: autorización, políticas de tratamiento y ejercicio de derechos.
• Ley 2300 de 2023: canales, horarios y frecuencia de las comunicaciones comerciales.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), título V: instrucciones sobre protección de datos personales.

La Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, es la autoridad que vigila su cumplimiento.

4. Definiciones

En pocas palabras: Los términos legales que usa esta política, explicados.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que sus datos sean tratados.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita que informa al titular que existe esta política, cómo consultarla y para qué se tratarán sus datos.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público

El que no es semiprivado, privado ni sensible; por ejemplo, la profesión u oficio, la calidad de comerciante y los datos que constan en registros públicos.

Dato semiprivado

El que no es íntimo, reservado ni público, y cuyo conocimiento puede interesar a su titular y a cierto sector, como los datos financieros y crediticios.

Dato privado

El que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su titular.

Dato sensible

El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

Envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión

Comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

5. Principios que seguimos

En pocas palabras: Usamos sus datos solo para lo que le informamos, con su autorización, con seguridad y con reserva.

• Legalidad: El tratamiento se sujeta a la ley y a las normas que la desarrollan.
• Finalidad: Cada uso responde a un propósito legítimo que se le informa a usted.
• Libertad: Solo tratamos sus datos con su autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones de ley.
• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Transparencia: Usted puede saber en cualquier momento qué datos suyos tenemos.
• Acceso y circulación restringida: Solo acceden a sus datos las personas autorizadas y no los publicamos en internet sin control.
• Seguridad: Protegemos sus datos con medidas técnicas, humanas y administrativas.
• Confidencialidad: Quienes tratan datos guardan reserva, incluso después de terminar su vínculo con Arcetec.

6. Qué datos tratamos

En pocas palabras: Datos de identificación y contacto, de su empresa, de su relación con nosotros y de su navegación. No pedimos datos sensibles salvo que sean indispensables y usted lo autorice.

Datos sensibles. Arcetec no los pide en sus formularios comerciales. Solo los trata cuando son indispensables —por ejemplo, datos de salud para la afiliación a la seguridad social de un colaborador, o una restricción alimentaria para un evento— y con autorización explícita. Si los recibimos sin haberlos pedido, los eliminamos.

7. Cómo obtenemos sus datos

En pocas palabras: Los que usted nos da, los que se generan al usar nuestros canales y los que vienen de fuentes públicas.

• De usted, directamente: formularios del sitio, cotizadores, suscripciones, el asistente virtual, WhatsApp, correo, llamadas, reuniones, eventos y convocatorias.
• Al usar nuestros canales: datos técnicos y de navegación, y cookies según las preferencias que usted elija.
• De fuentes públicas: el registro mercantil (RUES), sitios web corporativos, perfiles profesionales que su titular hizo públicos, ofertas de empleo publicadas y contratación pública (SECOP).
• De proveedores de información comercial que operan bajo sus propios marcos de cumplimiento.
• De terceros: su empresa, cuando le designa como contacto, y personas que le refieren.

8. Para qué usamos sus datos

En pocas palabras: Para atenderle, prestar nuestros servicios, cumplir contratos y la ley, cuidar la seguridad y, si usted no se opone, mantenerle informado.

Clientes y prospectos

• Responder solicitudes de información, demostraciones, cotizaciones y contacto comercial.
• Preparar propuestas; celebrar y ejecutar contratos; facturar, cobrar y prestar soporte.
• Identificar, a partir de información pública, empresas a las que nuestras soluciones pueden servir, y priorizar el contacto comercial.
• Enviar información sobre productos, servicios, eventos, contenidos y novedades de Arcetec, incluidas las soluciones de sus aliados tecnológicos que Arcetec comercializa.
• Medir la satisfacción y hacer encuestas y estudios de mercado.

Visitantes del sitio y usuarios de nuestros canales

• Operar el sitio, recordar sus preferencias (idioma, tema y cookies) y protegerlo contra el fraude y los bots.
• Medir el uso del sitio y la eficacia de las campañas, con su consentimiento para las cookies analíticas y de marketing.
• Atender sus conversaciones en el asistente virtual y en WhatsApp.

Asistentes a eventos y participantes en convocatorias

• Gestionar la inscripción, la asistencia, los certificados y la evaluación.
• Publicar fotografías y grabaciones del evento en nuestros canales, cuando así se informe al inscribirse.
• Evaluar las postulaciones y comunicar los resultados.

Proveedores, aliados y contratistas

• Seleccionar, evaluar y registrar proveedores; celebrar y ejecutar contratos, y pagar.
• Consultar listas restrictivas y antecedentes, cuando la ley o la prudencia comercial lo requieran.

Colaboradores y candidatos

• Adelantar los procesos de selección.
• Gestionar la relación laboral: contrato, nómina, seguridad social, bienestar, formación, evaluación y seguridad y salud en el trabajo.
• Expedir certificaciones laborales, también después de terminada la relación.

Para todos los titulares

• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
• Proteger la seguridad de la información, de nuestros sistemas y de las personas.
• Atender consultas, reclamos y el ejercicio de sus derechos.
• Elaborar estadísticas e informes internos con datos agregados o anonimizados.
• Defender los derechos de Arcetec en procesos judiciales o administrativos.

9. Su autorización

En pocas palabras: Le pedimos permiso antes de tratar sus datos, salvo en los casos que la ley exceptúa, y guardamos prueba de ello.

Arcetec solicita su autorización previa, expresa e informada a más tardar al recolectar sus datos, y le informa para qué los usará. Usted puede darla por escrito, de forma electrónica (por ejemplo, al marcar una casilla en un formulario), de forma oral o mediante conductas inequívocas —como escribirnos para pedir información— que permitan concluir que la otorgó. El silencio nunca se entiende como autorización. Arcetec conserva prueba de cada autorización.

No se requiere autorización, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando se trata de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Prospección comercial. Cuando Arcetec contacta a una empresa a partir de información pública, usa datos de naturaleza pública o de contacto profesional; en cada comunicación se identifica, informa cómo ejercer sus derechos y ofrece una forma sencilla de no recibir más mensajes. Si usted se opone, dejamos de contactarle.

Usted puede revocar su autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

10. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

En pocas palabras: Responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad es siempre opcional y nunca condiciona nuestros servicios.

Datos sensibles. Cuando Arcetec necesite un dato sensible, le informará que no está obligado a darlo, cuál es el dato y para qué se usará, y le pedirá su autorización explícita. Ninguna actividad queda condicionada a que usted entregue datos sensibles.

Niñas, niños y adolescentes. Nuestros servicios se dirigen a empresas y no recolectamos a sabiendas datos de menores de 18 años. Si fuera necesario —por ejemplo, los beneficiarios de un colaborador o una actividad educativa—, se tratarán con la autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales y, cuando sea posible, teniendo en cuenta su opinión según su madurez.

11. Sus derechos

En pocas palabras: Puede conocer, actualizar, corregir y suprimir sus datos, revocar su autorización, oponerse al contacto comercial y acudir a la SIC. Consultar sus datos es gratis.

• Conocer y acceder: Saber qué datos suyos tratamos y acceder a ellos sin costo.
• Actualizar y rectificar: Corregir datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Pedir prueba de la autorización: Recibir copia de la autorización que nos dio, salvo cuando la ley no la exige.
• Saber cómo los usamos: Ser informado, si lo pide, del uso que hemos dado a sus datos.
• Suprimir y revocar: Pedir que eliminemos sus datos o retirar su autorización, si no existe un deber legal o contractual de conservarlos.
• Oponerse al contacto comercial: Dejar de recibir comunicaciones comerciales cuando quiera, con el enlace de cada correo o escribiéndonos.
• Acudir a la SIC: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido a Arcetec.

Puede consultar sus datos gratis al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial. Si pide consultas más frecuentes, Arcetec solo podrá cobrar los gastos de envío, reproducción y, si aplica, certificación de documentos.

Quién puede ejercerlos: usted, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación, y quien se haya estipulado a favor de otro o para otro. Los derechos de niñas, niños y adolescentes los ejercen quienes estén facultados para representarlos.

12. Cómo ejercer sus derechos

En pocas palabras: Escríbanos por el formulario o por correo. Nos comprometemos a responder en 10 días hábiles; la ley fija máximos de 10 días hábiles para consultas y de 15 para reclamos.

Área responsable. El Área de Protección de Datos Personales de Arcetec atiende las consultas, los reclamos y las solicitudes de los titulares por estos canales:

• Formulario: arcetec.com.co/habeas-data. Le entrega un identificador para seguir su caso.
• Correo: habeas-data@arcetec.com.co, con el asunto «Hábeas data».
• Por escrito: en nuestro domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

Toda solicitud requiere acreditar su identidad (documento de identidad o titularidad demostrable del correo desde el que escribe) o la de su representante.

• Consulta: 10 días hábiles (+5 de prórroga). Para conocer la información que tenemos sobre usted.
• Reclamo: 15 días hábiles (+8 de prórroga). Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o señalar un incumplimiento.

Qué debe contener un reclamo: su identificación, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección o el correo donde quiere recibir la respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

1. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los 5 días hábiles siguientes que lo complete. Si pasan 2 meses sin que lo haga, se entenderá que desistió.
2. A más tardar 2 días hábiles después de recibir el reclamo completo, marcaremos el dato con la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, hasta que se resuelva.
3. Si el reclamo no corresponde a Arcetec, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles y se lo informaremos.
4. Le responderemos por el medio que haya indicado, con lo que decidimos y las acciones tomadas.

Antes de acudir a la SIC. Para presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, primero debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Arcetec (requisito de procedibilidad, artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

La supresión de los datos y la revocatoria de la autorización no proceden cuando usted tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

13. Con quién compartimos sus datos

En pocas palabras: Con proveedores que nos ayudan a operar, bajo contrato y solo para nuestras finalidades. Algunos están fuera de Colombia. Nunca vendemos sus datos.

Arcetec no vende ni alquila datos personales. Solo los comparte en estos casos:

• Encargados del tratamiento: proveedores de tecnología que tratan los datos por cuenta de Arcetec, solo para las finalidades de esta política y con un contrato que les exige confidencialidad y seguridad.
• Fabricantes y aliados, como Microsoft, cuando hace falta para cotizar, registrar una oportunidad o activar licencias que usted pidió.
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exige.
• Reorganizaciones empresariales (fusión, escisión o venta): quien reciba los datos asumirá las obligaciones de esta política.

Nuestros principales proveedores:

Transferencias y transmisiones internacionales. Cuando sus datos salen de Colombia, Arcetec los envía a países con un nivel adecuado de protección según la SIC o con garantías contractuales equivalentes, y exige a cada proveedor medidas de seguridad iguales o superiores a las propias. A los proveedores de inteligencia artificial les exige, además, no usar sus datos para entrenar sus modelos.

La lista de proveedores puede cambiar; la vigente es la publicada aquí. Si quiere saber más sobre alguno, escríbanos a habeas-data@arcetec.com.co.

14. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

En pocas palabras: Usamos inteligencia artificial para responder y priorizar, siempre con personas al mando. Ninguna decisión con efectos para usted la toma una máquina sola.

• Asistente virtual del sitio y de WhatsApp: responde con inteligencia artificial y puede pasar la conversación a una persona del equipo. No escriba en él datos sensibles.
• Priorización comercial: asignamos un puntaje de interés a empresas y contactos a partir de señales públicas, como ofertas de empleo, publicaciones o eventos. Es una herramienta interna para ordenar el trabajo del equipo comercial: no produce efectos jurídicos para usted ni decide nada por sí sola.
• Redacción y traducción: la inteligencia artificial ayuda a redactar y traducir contenidos; las comunicaciones comerciales se envían bajo la supervisión de nuestro equipo.

Los proveedores de inteligencia artificial procesan los datos solo para entregar cada respuesta, con condiciones de uso empresarial que excluyen el entrenamiento de sus modelos con ellos.

15. Cookies y tecnologías similares

En pocas palabras: Las necesarias funcionan siempre; las de analítica y de marketing, solo si usted las acepta.

Al entrar al sitio, el aviso de cookies le permite aceptarlas, rechazarlas o elegir por tipo. Mientras no las acepte, las analíticas y las de marketing permanecen desactivadas. Para cambiar su elección, borre las cookies y los datos del sitio en su navegador y el aviso volverá a aparecer. Si bloquea las necesarias, algunas funciones pueden fallar.

16. Comunicaciones comerciales

En pocas palabras: Le escribimos solo por canales permitidos, en los horarios de ley, y puede darse de baja con un clic.

• Cada correo comercial incluye un enlace para darse de baja. La baja se aplica sin demora y queda registrada.
• Respetamos los canales, los horarios y la frecuencia que fija la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., y los sábados, de 8:00 a. m. a 3:00 p. m. Nunca domingos ni festivos.
• El contacto con prospectos se hace a canales corporativos y se detiene en cuanto usted se opone.
• Seguirá recibiendo solo los mensajes necesarios para un contrato o una solicitud en curso.

17. Cómo protegemos sus datos

En pocas palabras: Con cifrado, accesos restringidos, autenticación de dos factores, copias de seguridad y un plan de respuesta a incidentes.

• Cifrado: En tránsito (TLS) en todas las comunicaciones, y en reposo para credenciales y secretos (AES-256-GCM).
• Acceso por permisos: Cada persona accede solo a lo que su rol necesita, con autenticación multifactor para el personal administrativo.
• Auditoría: Registramos los accesos y los cambios sobre los datos.
• Copias de seguridad: Diarias, con 30 días de retención.
• Rotación de credenciales: Las credenciales de los servicios se renuevan periódicamente.
• Personas: Compromisos de confidencialidad y formación en protección de datos para el equipo.
• Respuesta a incidentes: Un procedimiento documentado para contener, investigar y notificar.

Si ocurre un incidente que comprometa sus datos, Arcetec lo informará a la SIC en los plazos que ella fija y, cuando corresponda, a los titulares afectados, junto con las medidas adoptadas.

18. Cuánto tiempo conservamos sus datos

En pocas palabras: Solo mientras sirvan a su finalidad y lo exija la ley. Después, los eliminamos o los anonimizamos.

Vigencia de las bases de datos. Las bases de datos de Arcetec estarán vigentes mientras la sociedad desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades que justifican el tratamiento.

19. Nuestros deberes

En pocas palabras: La ley nos obliga a garantizar sus derechos, proteger sus datos, mantenerlos al día y responderle a tiempo. También vigilamos a nuestros proveedores.

Como responsable del tratamiento, Arcetec se obliga a:

• Garantizarle en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de su autorización, e informarle la finalidad del tratamiento y sus derechos.
• Conservar la información con la seguridad necesaria para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Mantener la información veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible, y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Entregar a sus encargados solo datos cuyo tratamiento esté autorizado y exigirles en todo momento seguridad y privacidad.
• Tramitar las consultas y los reclamos en los términos de la ley, e informar cuando un dato esté en discusión.
• Informar a la SIC los incidentes de seguridad y cumplir sus instrucciones y requerimientos.

Cuando actúa como encargado —por ejemplo, dentro del tenant de un cliente—, Arcetec trata los datos solo por instrucción del responsable, guarda reserva, aplica medidas de seguridad, actualiza o suprime los datos cuando el responsable lo indica y le informa de cualquier incidente.

Cuando la ley lo exige, Arcetec inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC y lo mantiene actualizado.

20. Vigencia y cambios de esta política

En pocas palabras: Esta versión rige desde el 31 de octubre de 2026. Si cambia algo importante, se lo avisaremos antes.

Esta versión rige desde el 31 de octubre de 2026 y actualiza el domicilio de la versión 2.0, del 24 de octubre de 2026, que reemplazó la política publicada el 27 de septiembre de 2021 y el aviso de privacidad de prospección comercial. Las autorizaciones que usted otorgó siguen vigentes para las finalidades que se le informaron.

Los cambios sustanciales —sobre la identificación del responsable o las finalidades— se le comunicarán antes de aplicarlos, en este sitio, en el pie de los correos comerciales o directamente. Si cambian las finalidades, le pediremos una nueva autorización.

Esta política se publica en español, inglés y portugués. Si hay diferencias entre las versiones, prevalece la versión en español.