Planeo360: la historia de una herramienta que nació de nuestra propia frustración
La escena que te puede sonar familiar
Si tu empresa trabaja por proyectos, lo más probable es que esta escena te suene familiar: el equipo de ventas y mercadeo con al menos tres herramientas abiertas: Una para el CRM, otra en Excel para estimar costos y generar la oferta comercial, el Word o Power Point para montar la propuesta y el Outlook para enviarla. El gerente de proyectos con Excel con el cronograma, una herramienta de gestión de tareas (que solo pueden usar pocos usuarios porque el costo por usuario eleva el proyecto) y otro Excel con los costos y horas de ejecución del proyecto para gestionar con contabilidad y el tablero de indicadores del proyecto improvisado porque no hay tiempo para montarlos todos. El área administrativa, sin conocer cuándo se debe facturar un proyecto, porque no se informa a tiempo su finalización y usando otro sistema para la facturación. Y con suerte, se conoce la rentabilidad.
Esa fragmentación no es un problema cosmético. Es la razón por la que muchos proyectos se entregan tarde, los márgenes se evaporan sin avisar y los gerentes terminan dedicando más tiempo a consolidar reportes que a tomar decisiones. Es el costo silencioso de una operación que crece más rápido que las herramientas que la sostienen.
Nosotros también lo vivíamos
En Arcetec llevamos años acompañando a empresas en su transformación digital y, aun así, puertas adentro caíamos en la misma trampa. Necesitábamos saber en qué estado estaba un lead, pero esa información vivía en una herramienta. Para consultar una propuesta consultábamos otra. El cronograma estaba se estructuraba en otra. Las horas que invertía el equipo, no era tan clara porque no se hacía en Excel. Y cuando un hito se cumplía y debíamos facturar, debíamos revisar en varias en varias herramientas para finalmente emitir la factura en Alegra.
[hero] El problema no era la falta de herramientas. Teníamos suficientes, solo que algunas centradas en una parte del equipo por límite de licencias. [/hero]
Cada sistema resolvía bien su parte, pero entre uno y otro se perdían datos, tiempo y, sobre todo, contexto. Cuando el gerente quería saber si el proyecto estaba a tiempo, dejando utilidad, la respuesta tenía que revisarse entre varias personas y en ocasiones no de manera oportuna, generando fricción desde todas las áreas.
A partir de nuestros retos cotidianos nació Planeo360, como la solución que necesitábamos para nosotros mismos. Fuimos nuestro primer cliente, nuestro primer beta tester y, durante meses, el crítico más duro del producto.
De ocho herramientas a una sola pantalla
Planeo360 es una plataforma 360° de gestión empresarial. Eso suena grande, pero lo que significa es muy concreto: en una sola pantalla, un equipo puede ver dónde están sus leads, en qué etapa está cada propuesta, cómo van los proyectos en curso, cuánto tiempo lleva invertido el equipo, cuánto cuesta ese tiempo, qué indicadores están en riesgo y, cuando un hito se cumple, generar la factura sin salir del sistema.
Detrás de eso hay 34 módulos organizados en 21 categorías que cubren productividad, proyectos, cronogramas, tareas, recursos humanos, registro de horas, CRM, ventas, gestión comercial, soporte, finanzas, gestión documental, marketing, análisis financiero, automatizaciones, permisos, alertas, white-label, multi-tenant, conectividad y RBAC. Pero al final del día el usuario no piensa en módulos: piensa en su trabajo. Y Planeo360 está diseñado para que el trabajo fluya.
El recorrido completo: del lead a la factura
Donde Planeo360 cambia la conversación es en la trazabilidad de un cliente de extremo a extremo. La historia de un cliente empieza mucho antes del contrato y termina mucho después de la entrega. La plataforma sigue ese recorrido completo:
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Captura y seguimiento del lead. Un pipeline visual con seis etapas (Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado) que detecta automáticamente leads inactivos y permite convertirlos a cliente con un click.
Estructuración de propuestas en menos tiempo. Un editor con generación de contenido asistida por IA, vinculado a un módulo de estimación de costos que aplica el factor laboral colombiano (1.62× sobre el salario base, con seguridad social, parafiscales y prestaciones) de forma automática. Lo que antes tomaba días, hoy toma horas.
Seguimiento al envío de la propuesta. Cada propuesta enviada tiene tracking de aperturas y un portal donde el cliente puede aprobar, rechazar o solicitar cambios con firma electrónica certificada, sin necesidad de iniciar sesión.
Control del proyecto en ejecución. Tareas, cronograma, hitos, presupuesto, documentos y Gantt unificados en una sola vista, con métricas EVM (CPI y SPI) calculadas en tiempo real para detectar de inmediato cuando un proyecto se desvía del plan.
Tiempo invertido y retorno real. Registro de horas con valor/hora, cálculo automático del costo y diferenciación entre horas facturables y no facturables. El costo real del proyecto se calcula como la suma del costo directo (facturable) más el costo indirecto (no facturable), y se compara contra el presupuesto en tiempo real.
ndicadores que importan. Dashboards ejecutivos con los KPI que realmente mueven la aguja: proyectos activos, cartera total, tickets abiertos, equipo, EVM por proyecto, embudo de ventas, ranking de vendedores y cumplimiento de cuota anual.
Facturación en el momento exacto. Cuando un hito se cumple, el sistema lo detecta y dispara la facturación. Aquí es donde entró Alegra.
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La integración con Alegra: el cierre natural del ciclo
Una plataforma que sigue al cliente desde el primer correo no podía detenerse justo antes de la factura. Por eso integramos Planeo360 con Alegra. Cuando un hito se completa en el cronograma del proyecto, la facturación deja de ser una tarea manual: el sistema reconoce que se cumplió una condición y la información fluye hacia Alegra para emitir el documento correspondiente.
El resultado es simple de describir y profundo en sus efectos: ya no hay olvidos y cada miembro del equipo entre al proceso que le corresponde validar desde la misma herramienta. El equipo financiero deja de perseguir al equipo de proyectos para saber qué se cumplió, y el equipo de proyectos deja de improvisar cuando le piden el dato. Todo queda registrado, todo es trazable y, por primera vez, la facturación se mueve al ritmo del proyecto y no al revés.
Una gestión 360° pensada para empresas por proyectos
Planeo360 no está pensado para todas las empresas. Está hecho para compañías que viven y respiran proyectos: consultoras, agencias, firmas de ingeniería, estudios de arquitectura, desarrolladoras de software, constructoras, integradoras y, en general, organizaciones donde el negocio se entrega por entregables, hitos y plazos.
Para ese tipo de empresa, el desafío no es solo ejecutar bien un proyecto. Es sincronizar todas las piezas: el comercial que captura el lead, el ejecutivo que arma la propuesta, el coordinador que planifica el equipo, el consultor que registra sus horas, el cliente que necesita visibilidad, el financiero que necesita facturar. Cuando esas piezas hablan idiomas distintos, la operación se vuelve lenta y costosa. Cuando hablan el mismo idioma, ocurre algo poderoso: la empresa empieza a operar como un solo organismo.
Eso es lo que significa, en la práctica, una gestión 360°. No 34 módulos sueltos: un solo flujo de datos que recorre la organización de extremo a extremo, con cada equipo viendo lo que necesita ver, sin tener que ir a buscarlo.
Lo que viene
Planeo360 nació para resolver nuestros propios dolores, pero la conversación que estamos teniendo con otras empresas confirma algo que sospechábamos: el problema de operar por proyectos sincronizando media docena de herramientas es prácticamente universal. Y la oportunidad de resolverlo de una sola vez, en una sola plataforma diseñada para LATAM, con datos alojados en Colombia y precios pensados para el mercado regional, es enorme.
Si lo que acabas de leer suena a la realidad de tu empresa, nos encantaría mostrarte cómo funciona en vivo. Planeo360 ofrece 30 días de prueba gratis y un onboarding guiado para que el equipo no se quede solo en el camino. Porque el único beneficio real de una plataforma 360° es uno: que todo el mundo deje de buscar información y empiece a tomar decisiones.
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