Política de tratamento de dados pessoais

1. Quem é o responsável pelos seus dados

Em poucas palavras: A Arcetec Soluciones Tecnológicas S.A.S. decide como seus dados são tratados e responde por eles.

Razão social

Arcetec Soluciones Tecnológicas S.A.S.

NIT

900.557.979-0

Domicílio

Centro Empresarial San Roque, oficina 505, torre 3, Cajicá, Cundinamarca, Colômbia

E-mail de proteção de dados

habeas-data@arcetec.com.co

Telefone

+57 300 307 3994

Site

arcetec.com.co

Nesta política, «Arcetec», «nós» e «nosso» referem-se a esta sociedade.

2. A quem e a que se aplica

Em poucas palavras: A todos os dados pessoais que a Arcetec trata como responsável, qualquer que seja o canal pelo qual cheguem.

Esta política se aplica às bases de dados e aos arquivos com dados pessoais que a Arcetec trata como responsável, qualquer que seja o canal pelo qual chegaram: o site arcetec.com.co em qualquer um de seus idiomas, formulários e simuladores de orçamento, o assistente virtual, WhatsApp, e-mail, telefone, reuniões, eventos, chamadas públicas, redes sociais e a relação contratual. Ela protege estas pessoas (titulares):

• Clientes e seus colaboradores: contatos, usuários e administradores de nossas soluções.
• Prospects e visitantes do site.
• Participantes de eventos, webinars e cursos, e participantes de chamadas públicas.
• Fornecedores, parceiros e contratados, e seus representantes.
• Colaboradores, ex-colaboradores e candidatos.

3. Marco legal

Em poucas palavras: Esta política cumpre a lei colombiana de proteção de dados pessoais.

• Constituição Política, artigo 15: direito à intimidade e ao habeas data.
• Lei Estatutária 1581 de 2012: regime geral de proteção de dados pessoais.
• Decreto 1377 de 2013, compilado no Decreto 1074 de 2015: autorização, políticas de tratamento e exercício de direitos.
• Lei 2300 de 2023: canais, horários e frequência das comunicações comerciais.
• Circular Única da Superintendência de Indústria e Comércio (SIC), título V: instruções sobre proteção de dados pessoais.

A Superintendência de Indústria e Comércio, por meio de sua Delegatura para la Protección de Datos Personales, é a autoridade que fiscaliza o seu cumprimento.

4. Definições

Em poucas palavras: Os termos legais usados nesta política, explicados.

Autorização

Consentimento prévio, expresso e informado do titular para que seus dados sejam tratados.

Aviso de privacidade

Comunicação verbal ou escrita que informa ao titular que esta política existe, como consultá-la e para que seus dados serão tratados.

Base de dados

Conjunto organizado de dados pessoais que é objeto de tratamento.

Dado pessoal

Qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis.

Dado público

Aquele que não é semiprivado, privado nem sensível; por exemplo, a profissão ou ofício, a qualidade de comerciante e os dados que constam em registros públicos.

Dado semiprivado

Aquele que não é íntimo, reservado nem público, e cujo conhecimento pode interessar ao seu titular e a determinado setor, como os dados financeiros e de crédito.

Dado privado

Aquele que, por sua natureza íntima ou reservada, só é relevante para o seu titular.

Dado sensível

Aquele que afeta a intimidade do titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação: origem racial ou étnica, orientação política, convicções religiosas ou filosóficas, filiação a sindicatos ou organizações sociais, saúde, vida sexual e dados biométricos.

Operador do tratamento

Pessoa natural ou jurídica que trata dados pessoais por conta do responsável.

Responsável pelo tratamento

Pessoa natural ou jurídica que decide sobre a base de dados e o tratamento dos dados.

Titular

Pessoa natural cujos dados pessoais são objeto de tratamento.

Tratamento

Qualquer operação sobre dados pessoais: coleta, armazenamento, uso, circulação ou supressão.

Transferência

Envio de dados a um receptor que, por sua vez, é responsável pelo tratamento, dentro ou fora da Colômbia.

Transmissão

Comunicação de dados a um operador, dentro ou fora da Colômbia, para que os trate por conta do responsável.

5. Princípios que seguimos

Em poucas palavras: Usamos seus dados apenas para o que informamos a você, com sua autorização, com segurança e com sigilo.

• Legalidade: O tratamento está sujeito à lei e às normas que a regulamentam.
• Finalidade: Cada uso atende a um propósito legítimo que é informado a você.
• Liberdade: Só tratamos seus dados com sua autorização prévia, expressa e informada, salvo as exceções legais.
• Veracidade ou qualidade: A informação deve ser verdadeira, completa, exata, atualizada e compreensível.
• Transparência: Você pode saber a qualquer momento quais dados seus temos.
• Acesso e circulação restrita: Somente pessoas autorizadas acessam seus dados, e não os publicamos na internet sem controle.
• Segurança: Protegemos seus dados com medidas técnicas, humanas e administrativas.
• Confidencialidade: Quem trata dados mantém sigilo, inclusive depois de encerrar seu vínculo com a Arcetec.

6. Quais dados tratamos

Em poucas palavras: Dados de identificação e contato, da sua empresa, da sua relação conosco e da sua navegação. Não pedimos dados sensíveis, a menos que sejam indispensáveis e você autorize.

Dados sensíveis. A Arcetec não os pede em seus formulários comerciais. Só os trata quando são indispensáveis — por exemplo, dados de saúde para a filiação de um colaborador à seguridade social, ou uma restrição alimentar para um evento — e com autorização explícita. Se os recebermos sem tê-los pedido, nós os excluímos.

7. Como obtemos seus dados

Em poucas palavras: Os que você nos fornece, os que são gerados ao usar nossos canais e os que vêm de fontes públicas.

• De você, diretamente: formulários do site, simuladores de orçamento, inscrições, o assistente virtual, WhatsApp, e-mail, ligações, reuniões, eventos e chamadas públicas.
• Ao usar nossos canais: dados técnicos e de navegação, e cookies de acordo com as preferências que você escolher.
• De fontes públicas: o registro mercantil (RUES), sites corporativos, perfis profissionais que o titular tornou públicos, vagas de emprego publicadas e contratação pública (SECOP).
• De fornecedores de informação comercial que operam sob seus próprios marcos de conformidade.
• De terceiros: sua empresa, quando designa você como contato, e pessoas que indicam você.

8. Para que usamos seus dados

Em poucas palavras: Para atender você, prestar nossos serviços, cumprir contratos e a lei, cuidar da segurança e, se você não se opuser, mantê-lo informado.

Clientes e prospects

• Responder a solicitações de informação, demonstrações, orçamentos e contato comercial.
• Preparar propostas; celebrar e executar contratos; faturar, cobrar e prestar suporte.
• Identificar, a partir de informações públicas, empresas às quais nossas soluções podem servir, e priorizar o contato comercial.
• Enviar informações sobre produtos, serviços, eventos, conteúdos e novidades da Arcetec, incluídas as soluções de seus parceiros tecnológicos que a Arcetec comercializa.
• Medir a satisfação e realizar pesquisas e estudos de mercado.

Visitantes do site e usuários de nossos canais

• Operar o site, lembrar suas preferências (idioma, tema e cookies) e protegê-lo contra fraudes e bots.
• Medir o uso do site e a eficácia das campanhas, com o seu consentimento para os cookies analíticos e de marketing.
• Atender suas conversas no assistente virtual e no WhatsApp.

Participantes de eventos e de chamadas públicas

• Gerenciar a inscrição, a participação, os certificados e a avaliação.
• Publicar fotografias e gravações do evento em nossos canais, quando isso for informado na inscrição.
• Avaliar as candidaturas e comunicar os resultados.

Fornecedores, parceiros e contratados

• Selecionar, avaliar e cadastrar fornecedores; celebrar e executar contratos, e pagar.
• Consultar listas restritivas e antecedentes, quando a lei ou a prudência comercial o exigirem.

Colaboradores e candidatos

• Conduzir os processos seletivos.
• Gerenciar a relação de trabalho: contrato, folha de pagamento, seguridade social, bem-estar, formação, avaliação e segurança e saúde no trabalho.
• Emitir declarações de vínculo empregatício, também depois de encerrada a relação.

Para todos os titulares

• Cumprir obrigações legais, contábeis e tributárias, e atender a requisições de autoridades.
• Proteger a segurança da informação, de nossos sistemas e das pessoas.
• Atender a consultas, reclamações e ao exercício de seus direitos.
• Elaborar estatísticas e relatórios internos com dados agregados ou anonimizados.
• Defender os direitos da Arcetec em processos judiciais ou administrativos.

9. Sua autorização

Em poucas palavras: Pedimos sua permissão antes de tratar seus dados, salvo nos casos que a lei excetua, e guardamos prova disso.

A Arcetec solicita sua autorização prévia, expressa e informada no máximo no momento da coleta dos seus dados, e informa para que irá usá-los. Você pode concedê-la por escrito, de forma eletrônica (por exemplo, ao marcar uma caixa em um formulário), de forma oral ou por meio de condutas inequívocas — como nos escrever para pedir informações — que permitam concluir que você a concedeu. O silêncio nunca é entendido como autorização. A Arcetec conserva prova de cada autorização.

Não é necessária autorização, segundo o artigo 10 da Lei 1581 de 2012, quando se trata de:

• Informação requerida por uma entidade pública ou administrativa no exercício de suas funções legais, ou por ordem judicial.
• Dados de natureza pública.
• Casos de urgência médica ou sanitária.
• Tratamento autorizado pela lei para fins históricos, estatísticos ou científicos.
• Dados relacionados ao registro civil das pessoas.

Prospecção comercial. Quando a Arcetec contata uma empresa a partir de informações públicas, usa dados de natureza pública ou de contato profissional; em cada comunicação, identifica-se, informa como exercer seus direitos e oferece uma forma simples de não receber mais mensagens. Se você se opuser, deixamos de contatá-lo.

Você pode revogar sua autorização a qualquer momento, salvo quando houver um dever legal ou contratual de conservar os dados.

10. Dados sensíveis e de crianças e adolescentes

Em poucas palavras: Responder a perguntas sobre dados sensíveis ou de menores de idade é sempre opcional e nunca condiciona nossos serviços.

Dados sensíveis. Quando a Arcetec precisar de um dado sensível, informará a você que não é obrigado a fornecê-lo, qual é o dado e para que será usado, e pedirá sua autorização explícita. Nenhuma atividade fica condicionada a que você forneça dados sensíveis.

Crianças e adolescentes. Nossos serviços são dirigidos a empresas e não coletamos intencionalmente dados de menores de 18 anos. Se for necessário — por exemplo, os beneficiários de um colaborador ou uma atividade educacional —, eles serão tratados com a autorização de seu representante legal, respeitando seu interesse superior e seus direitos fundamentais e, quando possível, levando em conta sua opinião de acordo com sua maturidade.

11. Seus direitos

Em poucas palavras: Você pode conhecer, atualizar, corrigir e excluir seus dados, revogar sua autorização, opor-se ao contato comercial e recorrer à SIC. Consultar seus dados é gratuito.

• Conhecer e acessar: Saber quais dados seus tratamos e acessá-los sem custo.
• Atualizar e retificar: Corrigir dados parciais, inexatos, incompletos ou que induzam a erro.
• Pedir prova da autorização: Receber cópia da autorização que você nos deu, salvo quando a lei não a exige.
• Saber como os usamos: Ser informado, se pedir, sobre o uso que demos aos seus dados.
• Excluir e revogar: Pedir que excluamos seus dados ou retirar sua autorização, se não houver um dever legal ou contratual de conservá-los.
• Opor-se ao contato comercial: Deixar de receber comunicações comerciais quando quiser, pelo link de cada e-mail ou escrevendo para nós.
• Recorrer à SIC: Apresentar reclamações perante a Superintendência de Indústria e Comércio, depois de ter recorrido à Arcetec.

Você pode consultar seus dados gratuitamente pelo menos uma vez a cada mês civil e sempre que esta política mudar de forma substancial. Se pedir consultas mais frequentes, a Arcetec só poderá cobrar os custos de envio, reprodução e, se for o caso, certificação de documentos.

Quem pode exercê-los: você, comprovando sua identidade; seus sucessores, comprovando essa condição; seu representante ou procurador, comprovando a representação; e quem tiver sido designado por estipulação em favor de outro ou para outro. Os direitos de crianças e adolescentes são exercidos por quem estiver legitimado para representá-los.

12. Como exercer seus direitos

Em poucas palavras: Escreva para nós pelo formulário ou por e-mail. Comprometemo-nos a responder em 10 dias úteis; a lei fixa prazos máximos de 10 dias úteis para consultas e de 15 para reclamações.

Área responsável. A Área de Proteção de Dados Pessoais da Arcetec atende às consultas, reclamações e solicitações dos titulares por estes canais:

• Formulário: arcetec.com.co/habeas-data. Ele fornece um identificador para você acompanhar seu caso.
• E-mail: habeas-data@arcetec.com.co, com o assunto «Habeas data».
• Por escrito: em nosso domicílio, Centro Empresarial San Roque, oficina 505, torre 3, Cajicá, Cundinamarca.

Toda solicitação exige a comprovação da sua identidade (documento de identidade ou titularidade comprovável do e-mail a partir do qual você escreve) ou da identidade do seu representante.

• Consulta: 10 dias úteis (+5 de prorrogação). Para conhecer as informações que temos sobre você.
• Reclamação: 15 dias úteis (+8 de prorrogação). Para corrigir, atualizar ou excluir dados, revogar a autorização ou apontar um descumprimento.

O que uma reclamação deve conter: sua identificação, a descrição dos fatos que a motivam, o endereço ou o e-mail em que você quer receber a resposta e os documentos que queira apresentar.

1. Se a reclamação estiver incompleta, pediremos que você a complete dentro dos 5 dias úteis seguintes. Se passarem 2 meses sem que você o faça, entenderemos que desistiu.
2. No máximo 2 dias úteis depois de receber a reclamação completa, marcaremos o dado com a legenda «reclamação em trâmite» e o seu motivo, até que seja resolvida.
3. Se a reclamação não for de competência da Arcetec, nós a encaminharemos a quem corresponda em no máximo 2 dias úteis e informaremos você.
4. Responderemos pelo meio que você tiver indicado, com o que decidimos e as ações tomadas.

Antes de recorrer à SIC. Para apresentar uma reclamação perante a Superintendência de Indústria e Comércio, você deve primeiro ter esgotado o trâmite de consulta ou reclamação perante a Arcetec (requisito de procedibilidade, artigo 16 da Lei 1581 de 2012).

A exclusão dos dados e a revogação da autorização não procedem quando você tem um dever legal ou contratual de permanecer na base de dados.

13. Com quem compartilhamos seus dados

Em poucas palavras: Com fornecedores que nos ajudam a operar, sob contrato e apenas para as nossas finalidades. Alguns estão fora da Colômbia. Nunca vendemos seus dados.

A Arcetec não vende nem aluga dados pessoais. Só os compartilha nestes casos:

• Operadores do tratamento: fornecedores de tecnologia que tratam os dados por conta da Arcetec, apenas para as finalidades desta política e com um contrato que lhes exige confidencialidade e segurança.
• Fabricantes e parceiros, como a Microsoft, quando necessário para fazer um orçamento, registrar uma oportunidade ou ativar licenças que você pediu.
• Autoridades, quando uma lei ou uma ordem judicial o exige.
• Reorganizações empresariais (fusão, cisão ou venda): quem receber os dados assumirá as obrigações desta política.

Nossos principais fornecedores:

Transferências e transmissões internacionais. Quando seus dados saem da Colômbia, a Arcetec os envia a países com um nível adequado de proteção segundo a SIC ou com garantias contratuais equivalentes, e exige de cada fornecedor medidas de segurança iguais ou superiores às próprias. Dos fornecedores de inteligência artificial exige, além disso, que não usem seus dados para treinar seus modelos.

A lista de fornecedores pode mudar; a vigente é a publicada aqui. Se quiser saber mais sobre algum deles, escreva para habeas-data@arcetec.com.co.

14. Inteligência artificial e decisões automatizadas

Em poucas palavras: Usamos inteligência artificial para responder e priorizar, sempre com pessoas no comando. Nenhuma decisão com efeitos para você é tomada por uma máquina sozinha.

• Assistente virtual do site e do WhatsApp: responde com inteligência artificial e pode transferir a conversa para uma pessoa da equipe. Não escreva nele dados sensíveis.
• Priorização comercial: atribuímos uma pontuação de interesse a empresas e contatos a partir de sinais públicos, como vagas de emprego, publicações ou eventos. É uma ferramenta interna para organizar o trabalho da equipe comercial: não produz efeitos jurídicos para você nem decide nada por si só.
• Redação e tradução: a inteligência artificial ajuda a redigir e traduzir conteúdos; as comunicações comerciais são enviadas sob a supervisão da nossa equipe.

Os fornecedores de inteligência artificial processam os dados apenas para entregar cada resposta, com condições de uso empresarial que excluem o treinamento de seus modelos com eles.

15. Cookies e tecnologias semelhantes

Em poucas palavras: Os necessários funcionam sempre; os de análise e de marketing, só se você os aceitar.

Ao entrar no site, o aviso de cookies permite que você os aceite, os recuse ou escolha por tipo. Enquanto você não os aceitar, os analíticos e os de marketing permanecem desativados. Para mudar sua escolha, apague os cookies e os dados do site no seu navegador, e o aviso voltará a aparecer. Se você bloquear os necessários, algumas funções podem falhar.

16. Comunicações comerciais

Em poucas palavras: Escrevemos para você apenas por canais permitidos, nos horários previstos em lei, e você pode cancelar a inscrição com um clique.

• Cada e-mail comercial inclui um link para cancelar a inscrição. O cancelamento é aplicado sem demora e fica registrado.
• Respeitamos os canais, os horários e a frequência fixados pela Lei 2300 de 2023: de segunda a sexta-feira, das 7h às 19h, e aos sábados, das 8h às 15h. Nunca aos domingos nem feriados.
• O contato com prospects é feito por canais corporativos e é interrompido assim que você se opõe.
• Você continuará recebendo apenas as mensagens necessárias para um contrato ou uma solicitação em andamento.

17. Como protegemos seus dados

Em poucas palavras: Com criptografia, acessos restritos, autenticação de dois fatores, backups e um plano de resposta a incidentes.

• Criptografia: Em trânsito (TLS) em todas as comunicações, e em repouso para credenciais e segredos (AES-256-GCM).
• Acesso por permissões: Cada pessoa acessa apenas o que sua função exige, com autenticação multifator para o pessoal administrativo.
• Auditoria: Registramos os acessos e as alterações feitas nos dados.
• Backups: Diários, com 30 dias de retenção.
• Rotação de credenciais: As credenciais dos serviços são renovadas periodicamente.
• Pessoas: Compromissos de confidencialidade e formação em proteção de dados para a equipe.
• Resposta a incidentes: Um procedimento documentado para conter, investigar e notificar.

Se ocorrer um incidente que comprometa seus dados, a Arcetec o informará à SIC nos prazos que ela fixa e, quando couber, aos titulares afetados, junto com as medidas adotadas.

18. Por quanto tempo conservamos seus dados

Em poucas palavras: Somente enquanto servirem à sua finalidade e a lei exigir. Depois, nós os excluímos ou os anonimizamos.

Vigência das bases de dados. As bases de dados da Arcetec permanecerão vigentes enquanto a sociedade desenvolver seu objeto social e subsistirem as finalidades que justificam o tratamento.

19. Nossos deveres

Em poucas palavras: A lei nos obriga a garantir seus direitos, proteger seus dados, mantê-los atualizados e responder a você no prazo. Também fiscalizamos nossos fornecedores.

Como responsável pelo tratamento, a Arcetec se obriga a:

• Garantir a você, a todo tempo, o pleno e efetivo exercício do direito de habeas data.
• Solicitar e conservar cópia da sua autorização, e informar a você a finalidade do tratamento e seus direitos.
• Conservar a informação com a segurança necessária para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento.
• Manter a informação verdadeira, completa, exata, atualizada e compreensível, e retificá-la quando estiver incorreta.
• Entregar a seus operadores apenas dados cujo tratamento esteja autorizado e exigir deles, a todo momento, segurança e privacidade.
• Processar as consultas e as reclamações nos termos da lei, e informar quando um dado estiver em discussão.
• Informar à SIC os incidentes de segurança e cumprir suas instruções e requisições.

Quando atua como operador — por exemplo, dentro do tenant de um cliente —, a Arcetec trata os dados apenas por instrução do responsável, mantém sigilo, aplica medidas de segurança, atualiza ou exclui os dados quando o responsável o indica e informa a ele qualquer incidente.

Quando a lei o exige, a Arcetec inscreve suas bases de dados no Registro Nacional de Bases de Dados (RNBD) da SIC e o mantém atualizado.

20. Vigência e alterações desta política

Em poucas palavras: Esta versão vale desde 24 de outubro de 2026. Se algo importante mudar, avisaremos você antes.

Esta versão vale desde 24 de outubro de 2026. Substitui a política publicada em 27 de setembro de 2021 e o aviso de privacidade de prospecção comercial. As autorizações que você concedeu continuam vigentes para as finalidades que lhe foram informadas.

As alterações substanciais — sobre a identificação do responsável ou as finalidades — serão comunicadas a você antes de serem aplicadas, neste site, no rodapé dos e-mails comerciais ou diretamente. Se as finalidades mudarem, pediremos uma nova autorização.

Esta política é publicada em espanhol, inglês e português. Se houver diferenças entre as versões, prevalece a versão em espanhol.